Beställ gemensamma undervisningslokaler

Gör din schemabokning som vanligt med den information du behöver, kurs, studentgrupp, hyrestagare, undervisningstyp etc. När du kommer till lokal i din schemabokning, väljer du en virtuell lokal/beställningslokal som du lägger i din bokning. När du lägger på lokalobjektet går det iväg en beställning till gemensamma lärosalar som hanteras i schemaläggningen.

Utöver information om vilken lokal som önskas behöver gemensamma lärosalar också i intern kommentar ha nedan information.
Alternativt datum och tid, ange gärna flera alternativa dagar/tider om möjligt.

I fältet Uppskattat antal studenter fyller du i hur många deltagare som beräknas för tillfället. Har du många bokningar med samma antal studenter på samtliga går det bra att istället maila informationen till lokalbokningbygg.luse inför schemaläggningen av terminen.

Informationen behövs på förhand eftersom den underlättar fördelningen av lokalerna.

Har ni andra behov kopplat till beställningen kan också dessa fyllas i på intern kommentar. Observera bara att om ni har behov av annat än lokal (tekniker, möblering exempelvis), skall detta kommuniceras genom kompletterande mail till lokalbokningbygg.luse .

De virtuella lokalerna i dina bokningar kommer under schemaläggningen att bytas ut mot de riktiga lokaler som du blir tilldelad. Eftersom schemaläggningen är ett pussel, kan det hända att lokalerna i dina bokningar byts ut flera gånger under schemaläggningens gång. Bara för att det ligger en viss lokal i din bokning innebär inte detta att du verkligen kommer att få den lokalen, förrän efter det att schemaläggningen är klar! Som vanligt, kommer du att bli kontaktad av Gemensamma lärosalar under arbetets gång för att reda ut de krockar som uppstår.

Schemaläggningen beräknas vara klar i mitten av juni inför en hösttermin och i mitten av december inför en vårtermin. Du får då ut en bekräftelse per e-post på de lokaler du blivit tilldelad. De lokaler som efter avslutad lokalfördelning ligger i dina scheman, är de lokaler du blivit tilldelad. Du behöver inte göra någonting mer! Du behöver inte längre skriva in de lokaler du blir tilldelad som fritext, då lokalerna kommer att ligga inlagda i din bokning!

Eva är schemaläggare på Engelska institutionen. Hon schemalägger bl a kurserna ENGH11 och ENGH12 till vilka hon vill använda gemensamma lärosalars lokaler. Då hon nu lägger sitt schema i TimeEdit, gör hon sina bokningar enligt följande:

Kurs: ENGH11

Studentgrupp: ENGH11-24V

Kostnadsställe: 500101

Undervisningstyp: Föreläsning

Lokaler*: Virt-MA 5 (eller MA 5 Beställ om hon har sin lista inställd så att den visar Namn i stället för Kortnamn på lokalen)

I fältet intern kommentar fyller Eva i hur många studenter som kursen uppskattas ha, vilka tider som fungerar om den hon beställt inte är möjlig samt de andra behov de har vid det beställda tillfället. Exempelvis:

Deltagarantal/Antal platser: 120

Alternativt datum och tid: Samma dag 13-15 eller 15-17

Andra behov: Gärna i Annexet

Hon lägger därefter in de övningstillfällen på kursen som använder Engelska institutionens egna lokaler. De lägger Eva in precis som vanligt och använder sina egna fysiska lokaler precis som vanligt.

Om möjligt bokas beställning till önskad tid och lokal. Finns det många beställningar av samma lokal/tid kan beställningen komma att flyttas till annan lokal eller någon av de alternativa tiderna av Gemensamma lärosalar. Om inte den önskade tiden och inga av de alternativ som angetts under alternativt datum och tid går att lösa kontaktas Eva av Gemensamma lärosalar under schemaläggningen för dialog om lösning.

Har du frågor eller funderingar eller har ytterligare saker du vill meddela Gemensamma lärosalar ang dina beställningar, gör då detta via e-post till: lokalbokningbygg.luse 

Hur gör jag för att boka en lokal efter det att Gemensamma lärosalars schemaläggning är klar?
Du gör en bokning precis som vanligt och lägger på en virtuell lokal i bokningen. En bokningsbeställning går nu till den som har bokningsrätten till lokalen som nu bekräftar eller avslår beställningen. Du får en bokningsbekräftelse per e-post när beställningen blir behandlad.

Hur ser jag hur lokalerna är bokade?
Gå till TimeEdit Viewer för att se de bokningar som redan ligger i TimeEdit. Du kan använda vilken webbingång som helst, tex den här: https://cloud.timeedit.net/lu/web/gem2/ri1Q7.html

Om jag vill byta lokal senare, hur gör jag då?
Du går in i din schemabokning och byter ut lokalen mot önskad lokal. En bokningsbeställning går nu till den som har bokningsrätten till lokalen som nu bekräftar eller avslår din ansökan. Du kommer att få en e-postbekräftelse om huruvida din bokning blev bekräftad eller nekad!

Om jag vill flytta i tid, hur gör jag då?
Du kan inte flytta en bokning i tid som har en lokal i sig, som du inte har bokningsrättighet till. Du måste därför först ta bort lokalen ur din bokning, och därefter kan du flytta din bokning och lägga en ny beställning på den virtuella lokal som motsvarar den du önskar boka.

Om jag vill att en lokal skall betalas någon annanstans än på den förinställda konteringssträngen som följer med kurskoden, hur gör jag då?
Längst ner i bokningsmallen för schemaläggning, finns det en rad för konteringssträng. Om du lägger på en konteringssträng här, kommer denna att användas för debitering av lokalen eller lokalerna i bokningen, i stället för den som finns förinställd i kurskoden.

Jag vill ha en skrivsal till ett undervisningstillfälle, hur beställer jag det?
Du beställer lokalobjektet "Skrivsalsplatser Beställ" eller "Skrivsalsplatser digitala Beställ" om ni behöver strömförsörjning vid varje plats samt anger i Intern kommentar att det gäller ett undervisningstillfälle. Tentamen har förtur till skrivsalarna men om möjligt bokas också andra aktiviteter i lokalerna.