Beställning av tentamen
Sedan VT-24 finns det en ny tentamensbokningsmall med ett nytt arbetssätt anpassat för Tentamensavdelningens processer.
Planeringen för de tentamina som Tentamensavdelningen har hand om görs utifrån de uppgifter som beställaren av en tentamen lägger i sin TimeEdit-bokning. Det är därför viktigt att bokningen görs på ett sätt som är tydligt och med verkligheten överensstämmande för att undvika missförstånd.
Det går bra att samla flera olika tentor i en och samma bokning men det är viktigt att det framgår hur många olika tentor som bokningen innehåller. Lägger du fler än en kurskod i bokningen ska du i fältet "intern kommentar" förtydliga om alla kurskoder skriver samma tentamen eller om det är olika tentamen och isåfall vilka kurskoder som skriver samma tentamen.
Gör så här för att beställa en tentamen:
- Välj ”Tentamensbokning” som bokningsläge.
2. Välj kurs, studentgrupp/undergrupp/student, kostnadsställe, tentaaktivitet, delkurs och eventuell personal. På raden för lokal väljer du ett av objekten ”Skrivsalsplatser Beställ” eller ”Skrivsalsplatser dig. Beställ”, beroende på om din tentamen skrivs på papper, eller är digital. Det är viktigt att du lägger en av dessa lokalobjekt på din bokning eftersom det är dessa som gör att beställninen av skrivsalsplatser går iväg till Tentamensavdelningen och Gemensamma lärosalar.
3. Rita in din bokning i kalendern i TimeEdit.
4. Fyll i fritextfälten på bokningen. Gör så här:
- Högerklicka på bokningen och välj, ”Visa info” eller klicka på i-ikonen, längst upp till höger i bokningen. Du får nu upp ett antal fritextfält i informationsfältet till bokningen.
- Välj ”Redigera” längst ner i informationsfältet. Några av fälten är obligatoriska att fyll i för att tentamensavdelningen ska kunna hantera tentan, andra fält är till för att kommunicera mellan institutionen och studenterna som ska tentera. Se tabellen nedan för vad som ska fyllas i var och för att veta vilka fält som är obligatoriska att fylla i och inte.
- Välj ”Spara” längst ned i informationsfältet för att spara texten i fritextfälten.
Fält | Varför | Obligatoriskt |
URL | En länk som går till en hemsida med instruktioner kring tentan för studenterna. Visas ut i studenternas schema. | Nej |
Publik kommentar | Instruktioner som riktar sig till studenten som ska skriva tentan. Visas ut i studenternas schema. | Nej |
Intern kommentar | Meddelanden till gemensamma lärosalar och till tentamensavdelningen. Visas inte ut till studenterna/ Om flera olika kurskoder information om hur många olika tentamen bokningen innehåller. | Nej/Ja |
Kontaktuppgifter | Vem ska tentamensavdelningen kontakta om de har frågor kring tentan? Namn, telefonnummer och e-postadress till tex kursadministratör, kursansvarig, studierektor, doktoranden som administrerar kursen eller annan relevant personal. Om fältet inte fylls i, kontaktas den som har skapat bokningen. | Ja, i den mån det är möjligt |
Från-datum | Tidigaste datum som tentan kan ligga | Ja |
Till-datum | Senaste datum som tentan kan ligga | Ja |
Uppskattat antal studenter | Hur många platser i skrivsal ska gemensamma lärosalar boka till tentan? Tänk på att inte överboka! | Ja |
Tentamenstyp | Skall alltid fyllas i och aldrig lämnas tom. Om det är papperstentamen ska detta anges för att tydliggöra att fältet inte är tomt av misstag. | Ja |
Även papperstentamen | Om tentan i första hand ges digitalt, men studenterna även erbjuds möjligheten att skriva på papper. | Nej |
Schemaläggning av datum, tid och lokal för tentamen
När din beställning har inkommit till gemensamma lärosalar/tentamensavdelningen, kommer beställningen att hanteras av gemensamma lärosalars schemaläggning. Varje tentamen kommer nu att tilldelas det antal tentamensplatser som motsvarar det antal uppskattade studenter som angivits på beställningen i det tidsintervall som anges av från-datum till till-datum. Detta sker i dialog med dig som har lagt beställningen.
Tentamensplatserna kommer i bokningen att anges som skrivsalsplatsobjekt. Dessa kommer inte att visas ut i studenternas schema, utan är till för att se till att det finns tillräckligt många platser för varje tentamen på det datum då tentan ges. För att studenten ska veta vilken lokal som hen ska gå till används i stället ett lokalobjekt på raden för lokal, vilket visas ut i TimeEdit Viewer-schemat.
När alla tentor har fått tid, datum och skrivsalsplatser, bekräftar gemensamma lärosalar beställningen genom att byta ut objekten ”Skrivsalsplatser Beställ” eller ”Skrivsalsplatser dig. Beställ” mot ett lokalobjekt som anger vilken tentamenslokal som studenterna ska bege sig till för att skriva tentan.
Schemaläggningen är nu avslutad.
I skrivsalen
Väl uppe i skrivsalen, kommer tentamensvärdarna att placera ut tentanderna på det sätt som fungerar bäst för det aktuella tentamenstillfället, oavsett vilka platser som angivits i bokningen i TimeEdit. Antalet platser för varje tentamen, stämmer ju med hur många platser som finns i lokalen och då spelar det mindre roll vilken student som sitter på exakt vilken plats. Ett undantag från detta är tentor som skrivs i digitala verktyg som innebär att rätt student måste gå till rätt plats.