Information till dig som är ekonom
Kostnader för lokalbokningar och TimeEdit
När du som ekonom tittar på en rad som gäller debitering av lokalbokningar i något av de system som hanterar LU:s ekonomi tex Raindance, EOS eller Kuben, finns det i specifikationstexten något som kan se ut så här:
3559312 TimeEdit Lok k jan-23 |
Texten anger vilken bokning i TimeEdit raden gäller, att den kommer från schema- och resursbokningssystemet TimeEdit, att kostnaden är för en lokal eller en utrustning och att den har hanterats i debiteringskörningen i januari 2023. Siffrorna i början av texten (i exemplet ovan 3559312) anger ett boknings-id i TimeEdit. Detta boknings-id är sökbart. Du hittar bokningen genom att söka på ett boknings-id på den TimeEdit Viewer-sida som finns byggd speciell för dig som ekonom. Sidan heter ”Debitering för lokalbokningar” och du hittar den på webbadressen: https://cloud.timeedit.net/lu/web/gem3/ri1Q7.html (nytt fönster).
När du söker på ett boknings-id hittar du mer information om bokningen som:
- Datum och tid för bokningen
- Vilken lokal eller vilken utrustning som bokats
- Vem som gjort bokningen
- Vilket kostnadsställe som bokningen är gjord på
- För vilket syfte lokalen eller utrustningen är bokad
- Eventuella kommentarer som den som har gjort bokningen har skrivit
- Längd på bokningen
För dig som vill se mer information om vilka bokningar som debiterats eller kommer att debiteras finns nedan två sidor/verktyg.
Lokalkostnader och bokföring i Raindance
För lokaler och utrustning som har en avgift för att för att användas, bokförs kostnaderna i Raindance samma månad som bokningen har inträffat. Debiteringsfilen läses oftast in dagen innan periodens stängning. Debiteringsfilen för juli och augusti samkörs och läses in innan augustis stängning. Debiteringsfilen hanteras av LU Byggnad som också ansvarar för systemförvaltningen av TimeEdit.
Efter bokföringen i Raindance läses beloppet för varje bokning tillbaka in i TimeEdit. Beloppet som debiterats en viss bokning visas på sidan ”Debitering för lokalbokningar” i TimeEdits schema- och rapportgenerator, TimeEdit Viewer. Återinläsningen av beloppen sker för varje månad, oftast under den första veckan, den efterföljande månaden. Då inläsningen av omföringsbeloppen görs manuellt, kan det i perioder med hög arbetsbelastning dröja något innan beloppet för en viss månad syns på sidan.
TimeEdit-sidan ”Debitering för lokalbokningar”
TimeEdit Viewer-sidan ”Debitering för lokalbokningar” är skapad för att fungera som rapportgenerator för ekonomer, oavsett om du är ekonom på en institution, en fakultet eller på en mer central funktion. Du kan söka på en rad olika perspektiv som tex alla bokningar för en viss:
- Lokal
- Personal
- Lokalbokningsaktivitet
- Kurs
- Hyrestagare (tex en viss studentkår)
- Kostnadsställe (tex en viss institution)
När du har sökt ut de bokningar du önskar titta på för den tidsperiod du önskar se, kan du ladda ner sökresultatet i Excel-format. Detta gör du genom att välja ladda ner->Excel.
Lokalkostnadsberäkning
Om du vill veta vad en framtida bokning kommer att kosta eller hur mycket en viss lokal kommer att kosta under en viss tid, kan du använda Lokalkostnadsberäkningssidan. Sidan ger dels möjlighet att söka fram vilka bokningar som finns på en viss konteringssträng/kostnadssträng/kurs för en vald period men kan också ge information om preliminära kostnader för kommande bokningar eller intäkter för en viss lokal.
Du hittar sidan på webbadressen: https://srs.ht.lu.se/prisberakning/start/
Precis som sidan ”Debitering för lokalbokningar”, kan du söka på olika perspektiv. Dessa syns som flikar på sidan. Genom att söka på en eller flera lokaler eller ett eller flera boknings-id:n kan du få fram en preliminär kostnad. Tänk på att kostnaden kan ändras beroende på om bokningen förlängs eller kortas i tid, eller om bokaren byter lokaler i den.
Om boknings-id i TimeEdit
Varje bokning som görs i TimeEdit får automatiskt ett unikt boknings-id. Boknings-id:na skapas i den ordning som bokningarna görs i TimeEdit och är gemensamma för alla bokningar på Lunds universitets TimeEdit-server.