lu.se

Om bokning och beställning i TimeEdit

Det finns två sätt att beställa och boka lokaler på i TimeEdit. Oavsett vilket av sätten man väljer, kommer alla bokningar att hamna i TimeEdits databas och bokningen kan nås på samma sätt.

De två sätten är bokningsklient och webbokningssida. Bokningsklienten är till för dig som skall lägga hela kursscheman eller göra annan mer omfattande bokning. För att få tillgång till denna krävs att du går en utbildning som ges fem gånger om året. Kursdatum och anmälan hittar du i kompetensportalen.

Webbokningssidan är avsedd för ren lokalbokning och till för dig som bara bokar enstaka lokaler tex mötesrum. Webbokningssidan kan även användas av dig som har dina kursscheman på annat sätt än i TimeEdit och bara vill kunna beställa lokaler till dina scheman, ur tex gemensamma lärosalars lokalbestånd, för att sedan lägga in dessa i exempelvis ett pappersschema. Du kan göra både bokningar och beställningar oavsett om du använder webbokningssidan eller bokningsklienten.

Bokningar och beställningar

En bokning innebär att då du lagt in en lokal i en bokning och slutfört bokningen, är lokalen bokad. En beställning innebär att det går iväg en ansökan om att få lov att boka en viss lokal till en lokalägare som kan godkänna eller neka beställningen. Lokalen blir först bokad när lokalägaren godkänt beställningen. Beställaren får en e-postbekräftelse då beställningen godkänts eller nekats.

Vilka lokaler du får boka direkt och vilka du behöver beställa, beror på vilka rättigheter du har till vilka lokaler i systemet. En tumregel är att du får boka din egen institutions lokaler, men måste beställa lokaler då du vill låna lokaler av någon annan, tex av gemensamma lärosalar.

Virtuella lokaler

Man beställer lokaler genom att använda s.k. virtuella lokaler. En virtuell lokal är en hitte-på-lokal som pekar på en eller flera riktiga lokaler.

Normalt indikerar namnet och signaturen på den virtuella lokalen att den är till för att skapa beställningar. Den virtuella lokalen som används för att beställa lokalen Edens Hörsal har t ex signaturen Virt-Ed:116 och namnet Edens Hörsal Beställ och kortnamnet Edhör Beställ.

För att beställa lokalen Edens Hörsal skapar du en bokning precis som vanligt och inkluderar lokalen Virt-Ed:116 på bokningen. Detta kan göras antingen via bokningsklienten eller via webbokningssidan.

En virtuell lokal behöver inte motsvara exakt en vanlig lokal utan kan användas för att beställa en viss typ av lokal, en lokal i ett vist hus osv. Ett exempel är den virtuella lokalen Virt-V:Dator Våning 1 (V:Datorsal Våning 1 Beställ) som används för att beställa en valfri datorsal på våning 1 i V-huset på LTH.

Precis som vanliga lokaler tillämpas rättigheter på de virtuella lokalerna. Du kan därför ha rätt att beställa vissa lokaler men inte andra.

Lokaler som kostar

För att debiteringen av lokaler skall fungera, måste två saker vara gjorda innan man kan börja boka och beställa; institutionen eller motsvarande måste ange var de lokaler man beställer skall konteras och den som skall lägga beställningarna måste ha ansökt om och beviljats ekonomisk befogenhet.

Att boka och beställa lokaler