lunduniversity.lu.se

Beställ lokaler utan TimeEdit-scheman

Instruktioner för beställning av gemensamma lokaler i schemaläggningsperioden

Sedan HT-17 tar centrala lokalbokningen inte längre emot Excel-filer för bokningsbeställningar. Alla beställningar av lokaler skall ske elektroniskt genom TimeEdit.

Om din institution inte använder TimeEdit för schemaläggning, utan bara vill boka lokaler, skall du ansöka om lokaler via TimeEdit Webb. Du hittar sidan här: https://cloud.timeedit.net/lu/web/lugem1/ri1Q5.html

För att debiteringen av lokaler skall fungera, måste två saker vara gjorda innan man kan börja beställa; institutionen måste ange var de lokaler man beställer skall konteras och den som skall lägga beställningarna måste ha ansökt om och beviljats ekonomisk befogenhet.

Konteringssträngar
För att kunna debitera för en lokal måste man ange varifrån lokalkostnaden skall tas. Detta görs via en sk konteringssträng. Konteringssträngen består av kostnadsställe, verksamhetsgren och aktivitet. Konteringssträngen måste läsas in i TimeEdit på förhand för att bokaren skall kunna använda den vid bokning. Skicka in den eller de konteringssträngar som institutionen vill kunna använda för lokalbokning till den schemaansvariga, processledaren på din fakultet.

Ekonomisk befogenhet
Efter krav från Lunds universitets ekonomienhet, måste alla som skall kunna ådra sin institution eller motsvarande kostnader för lokalbokning, ha ansökt om och beviljats ekonomisk befogenhet. Detta görs via LUCAT.

Inläsning av konteringssträngar och ansökan om ekonomisk befogenhet måste vara färdig i god tid innan man kan beställa lokaler. Har du inte läst in konteringssträngar eller ansökt om ekonomisk befogenhet, gör detta omgående!

Så här gör du:
Gör en beställning per tid och lokal du önskar beställa. Här hittar du en lathund för hur man beställer lokaler via TimeEdit webb.
Då du har valt tid och lokal, gör följande:

  1. I fältet Kostnadsställe, fyll i ditt kostnadsställe.
  2. I fältet webbokningsaktivitet, välj "Undervisning".
  3. I fältet "personal", kan du om du vill välja dig själv. Du blir då kontaktperson för bokningen.
  4. I fältet konteringssträng, väljer du den konteringssträng som kostnaden för lokalbokningen skall dras ifrån. Fyller du inte i någon konteringssträng på beställningen kommer denna att nekas och lokalen kommer inte att bokas. Det är alltså viktigt att ha en korrekt konteringssträng i beställningen på varje beställd lokal!
  5. I fältet Titel skriver du kurskoden för den kurs beställningen gäller.
  6. I fältet Intern kommentar, anger du om det är tiden eller lokalen som är viktig, och även andra saker du vill meddela lokalbokningen.
  7. I fältet "Kontaktuppgifter" anger du dina kontaktuppgifter så att lokalbokningen kan nå dig om de har frågor ang. din bokning.

Du som vill göra rena lokalbokningar via TimeEdit webb måste lägga på en konteringssträng, på varje enskild beställning. Saknas konteringssträng, kommer beställningen att nekas!

Dina lokalönskemål skall vara centrala lokalbokningen tillhanda kring den 1 maj inför en hösttermin och kring den 1 november inför en vårtermin. Exakta datum får du i samband med den anmodan om ansökan om lokaler ur det gemensamma lokalbeståndet som skickas ut inför varje termin. Då alla beställningar har kommit in, påbörjar centrala lokalbokningen sin schemaläggning. De virtuella lokaler som du använt för beställning i dina bokningar byts ut mot de riktiga lokaler som du blir tilldelad. Eftersom schemaläggningen är ett pussel, kan det hända att lokalerna i dina bokningar byts ut flera gånger under schemaläggningens gång. Som vanligt, kommer du att under arbetets gång bli kontaktad av centrala lokalbokningen för att reda ut de krockar som uppstår.

Schemaläggningen beräknas vara klar i mitten av juni inför en hösttermin och i mitten av december inför en vårtermin. Du får då ut en bekräftelse via e-post på de lokaler du blivit tilldelad.

Exempel

Eva är schemaläggare på Engelska institutionen. Hon schemalägger bl a kurserna ENGA01 och ENGB02 till vilka hon vill använda gemensamma lärosalars lokaler. Hon beställer nu lokaler via TimeEdit webb enligt instruktionerna ovan.

Eftersom kursen har en föreläsare som är deltidsanställd och bara kan undervisa vissa tider, är det viktigare att prioritera tiden än lokalen. Eva skriver därför i Intern kommentar-fältet på sina bokningar: "OBS! Flytta inte i tid! Annan lokal går bra, men flytta inte i tid! Salen måste ha projektor och vi föredrar whiteboard framför krittavla."

Eva går därefter vidare och schemalägger kursen ENGB02. Hon beställer nu lokaler via TimeEdit webb enligt instruktionerna ovan.

Eftersom kursen ENGB02 har mycket annan undervisning på LUX och därför inte kan vara någon annanstans än på LUX skriver Eva i Intern kommentar-fältet: "Måste vara på LUX. Det går bra att ändra i tid +/- en dag och när som helst på dagen." Den 1 november kommer den internationellt kända grammatikexperten Abby Translator till Lund. Kursansvarig har lyckats boka in henne för en exklusiv gästföreläsning. I Intern kommentarsfältet till bokningen skriver Eva: "Vi behöver just den här tiden och den här lokalen pga internationell gästföreläsare. Kan endast svårligen ändras."

Eva är nu färdig med sin schemaläggning. Nu påbörjar centrala lokalbokningen sitt arbetet. De går igenom de önskemål som har inkommit. Den 28/10 är den tid som ENGA01 har önskat MA 5, upptagen av en annan kurs. MA 3 är en liknande sal med samma platsantal i Annextet och den är ledig den önskade tiden. ENGA01 tilldelas därför MA 3 den 28/10.

Den 27/9 är LUX Övre upptagen den tid ENGB02 önskade boka. Centrala lokalbokningen kontaktar Eva och frågar om det går bra att flytta till till den 26/9 i stället.

Den 9 juni är centrala lokalbokningen färdig med sin schemaläggning. Eva får nu besked via e-post på vilka lokaler hon blivit tilldelad och kan lägga in lokalerna i sitt schema!

Har du frågor eller funderingar eller har ytterligare saker du vill meddela centrala lokalbokningen ang dina beställningar, gör då detta via e-post till: lokalbokningbygg.luse