lunduniversity.lu.se

Beställ lokaler med scheman i TimeEdit

Instruktioner för beställning av gemensamma lokaler i schemaläggningsperioden

Fr.o.m. HT-17 kommer centrala lokalbokningen inte längre att ta emot Excel-filer för bokningsbeställningar. Alla beställningar av lokaler skall ske elektroniskt genom TimeEdit.

Om din institution använder TimeEdit för sin schemaläggning, skall du göra bokningsbeställningen via TimeEdits bokningsklient. Det är viktigt att du som lägger schema i TimeEdit gör på nedanstående sätt. Du kommer annars att skapa merarbete för både centrala lokalbokningens bokare och din processledare för att få in de lokaler du beviljats i dina scheman!

För att få tillgång till de lokaler som är försedda med en avgift, måste du ha ansökt om och beviljats ekonomisk befogenhet. Detta görs via LUCAT. Har du inte beviljats ekonomisk befogenhet, kommer du inte att hitta de virtuella lokaler som används vid schemaläggning av Lunds universitets gemensamma lärosalar.

På varje kursobjekt finns debiteringsuppgifter för lokalkostnad redan inlagda. Du behöver därför inte tänka på några konteringssträngar, då detta sköts automatiskt, så länge du har med en kurskod i din schemabokning!

Att ansöka om lokaler via TimeEdits bokningsklient

Gör din schemabokning som vanligt, med kurs, studentgrupp, kostnadsställe, undervisningstyp etc.

Observera att gäller din bokning en digital tentamen eller om ni har behov av annat än lokalen (tekniker, möblering exempelvis), skall detta kommuniceras genom kompletterande mail till lokalbokningbygg.luse.

När du kommer till lokal i din schemabokning, väljer du en virtuell lokal som du lägger i din bokning. Har du någonting du vill meddela centrala lokalbokningen beträffande en viss bokning, skriv detta i fältet "Intern kommentar". Ange om det finns något övrigt, tex om det är lokalen eller tiden som är viktig i ditt önskemål, om någon speciell utrustning måste finnas i lokalen du blir tilldelad etc. Ange gärna beräknat antal studenter på respektive kurs.

Dina lokalönskemål skall vara centrala lokalbokningen tillhanda kring den 1 maj för varje hösttermin och kring den 1 november. Exakt datum skickas ut med gemensamma lärosalars anmodan inför respektive termin. Efter dessa datum påbörjar centrala lokalbokningen sin schemaläggning. De virtuella lokalerna i dina bokningar kommer nu att bytas ut mot de riktiga lokaler som du blir tilldelad. Eftersom schemaläggningen är ett pussel, kan det hända att lokalerna i dina bokningar byts ut flera gånger under schemaläggningens gång. Bara för att det ligger en viss lokal i din bokning innebär inte detta att du verkligen kommer att få den lokalen, förrän efter det att schemaläggningen är klar! Som vanligt, kommer du att bli kontaktad av centrala lokalbokningen under arbetets gång för att reda ut de krockar som uppstår.

Schemaläggningen beräknas vara klar i mitten av juni inför en hösttermin och i mitten av december inför en vårtermin. Du får då ut en bekräftelse per e-post på de lokaler du blivit tilldelad. De lokaler som efter avslutad lokalfördelning ligger i dina scheman, är de lokaler du blivit tilldelad. Du behöver inte göra någonting mer! Du behöver inte längre skriva in de lokaler du blir tilldelad som fritext, då lokalerna kommer att ligga inlagda i din bokning!

Exempel

Eva är schemaläggare på Engelska institutionen. Hon schemalägger bl a kurserna ENGA01 och ENGB02 till vilka hon vill använda gemensamma lärosalars lokaler. Då hon nu lägger sitt schema i TimeEdit, gör hon sina bokningar enligt följande:

  • Kurs: ENGA01
  • Studentgrupp: ENGA01-17H-hel
  • Kostnadsställe: 500101
  • Undervisningstyp: Föreläsning
  • Lokaler*: Virt-MA 5 (eller MA 5 Beställ om hon har sin lista inställd så att den visar Namn i stället för Kortnamn på lokalen)

Eftersom kursen har en föreläsare som är deltidsanställd och bara kan undervisa vissa tider, är det viktigare att prioritera tiden än lokalen. Eva skriver därför i Intern kommentar-fältet på sina bokningar: "OBS! Flytta inte i tid! Annan lokal går bra, men flytta inte i tid! Salen måste ha projektor och vi föredrar whiteboard framför krittavla." Hon lägger därefter in de övningstillfällen på kursen som använder Engelska institutionens egna lokaler. De lägger Eva in precis som vanligt och använder sina egna fysiska lokaler precis som vanligt.

Eva går därefter vidare och schemalägger kursen ENGB02. Hon lägger in sina bokningar i TimeEdit:

  • Kurs: ENGB02
  • Studentgrupp: ENGB02-17H
  • Kostnadsställe: 500101
  • Undervisningstyp: Föreläsning
  • Lokaler*: Virt-LUX Aula, Övre

Eftersom kursen ENGB02 har mycket annan undervisning på LUX och därför inte kan vara någon annanstans än på LUX skriver Eva i Intern kommentar-fältet: "Måste vara på LUX. Det går bra att ändra i tid +/- en dag och när som helst på dagen." Den 1 november kommer den internationellt kända grammatikexperten Abby Translator till Lund. Kursansvarig har lyckats boka in henne för en exklusiv gästföreläsning. I Intern kommentarsfältet till bokningen skriver Eva: "Vi behöver just den här tiden och den här lokalen pga internationell gästföreläsare. Kan endast svårligen ändras."

Eva är nu färdig med sin schemaläggning. Nu påbörjar centrala lokalbokningen sitt arbetet. De går igenom de önskemål som har inkommit. Den 5/3 är den tid som ENGA01 har önskat MA 5, upptagen av en annan kurs. MA 3 är en liknande sal med samma platsantal i Annexet och den är ledig den önskade tiden. ENGA01 tilldelas därför MA 3 den 5/3.

Den 20/3 är LUX Övre upptagen den tid ENGB02 önskade boka. Centrala lokalbokningen kontaktar Eva och frågar om det går bra att flytta till till den 21/3 i stället.

Den 30 oktober är centrala lokalbokningen färdig med sin schemaläggning. Eva får nu besked på vilka lokaler hon blivit tilldelad. Dessa lokaler ligger redan på plats i hennes scheman. Eva behöver inte göra någonting ytterligare!

Har du frågor eller funderingar eller har ytterligare saker du vill meddela centrala lokalbokningen ang dina beställningar, gör då detta via e-post till: lokalbokningbygg.luse

Frågor och svar

Hur gör jag för att boka en lokal efter det att centrala lokalbokningens schemaläggning är klar?
Du gör en bokning precis som vanligt och lägger på en virtuell lokal i bokningen. En bokningsbeställning går nu till den som har bokningsrätten till lokalen som nu bekräftar eller avslår beställningen. Du får en bokningsbekräftelse per e-post när beställningen blir behandlad.

Hur ser jag hur lokalerna är bokade?
Gå till TimeEdit Webb för att se de bokningar som redan ligger i TimeEdit. Du kan använda vilken webbingång som helst, tex den här: https://cloud.timeedit.net/lu/web/gem2/ri1Q7.html

Om jag vill byta lokal senare, hur gör jag då?
Du går in i din schemabokning och byter ut lokalen mot önskad lokal. En bokningsbeställning går nu till den som har bokningsrätten till lokalen som nu bekräftar eller avslår din ansökan. Du kommer att få en e-postbekräftelse om huruvida din bokning blev bekräftad eller avslagen!

Om jag vill flytta i tid, hur gör jag då?
Du kan inte flytta en bokning i tid som har en lokal i sig, som du inte har bokningsrättighet till. Du måste därför först ta bort lokalen ur din bokning, och därefter kan du flytta din bokning och lägga en ny beställning på den virtuella lokal som motsvarar den du önskar boka.

Om jag vill att en lokal skall betalas någon annanstans än på den förinställda konteringssträngen som följer med kurskoden, hur gör jag då?
Längst ner i bokningsmallen för schemaläggning, finns det en rad för konteringssträng. Om du lägger på en konteringssträng här, kommer denna att användas för debitering av lokalen eller lokalerna i bokningen, i stället för den som finns förinställd i kurskoden.